Privacyverklaring
Clubactie Statiegeld Nederland × KNVB · laatst bijgewerkt op 2 november 2026
Via dit bestelportaal kunnen voetbalclubs gratis campagnemateriaal bestellen voor de clubactie van Statiegeld Nederland en de KNVB. Smid Media Solutions voert de actie uit: wij verwerken de bestellingen en zorgen dat het materiaal bij de club komt. In deze verklaring lees je welke gegevens we daarvoor gebruiken, waarom, met wie we ze delen en hoe lang we ze bewaren.
Wie is verantwoordelijk?
Smid Media Solutions
Baileybrugweg 3e, 4941 TB Raamsdonksveer
KvK 20145668
E-mail: info@smidmediasolutions.nl · Telefoon: 0162 510 681
Heb je een vraag over je gegevens? Neem dan contact met ons op via bovenstaande gegevens.
Welke gegevens verwerken we?
Als je een bestelling plaatst, vragen we:
- de naam van je club;
- je voornaam en achternaam (contactpersoon);
- het bezorgadres (straat, huisnummer, postcode, plaats);
- je e-mailadres;
- je telefoonnummer (alleen als je dat invult);
- eventuele afleverinstructies;
- wat je bestelt en op welke zaterdag je het wilt ontvangen.
Daarnaast gebruikt de server tijdelijk je IP-adres, zie IP-adressen en logbestanden.
We vragen geen gegevens die we niet nodig hebben. Vul in de afleverinstructies geen gevoelige persoonsgegevens in.
Waarvoor gebruiken we je gegevens?
- Je bestelling verwerken, inpakken of laten produceren en bezorgen op de gekozen zaterdag.
- Je een bevestiging sturen, en berichten over de bezorging (zoals een track-and-trace-link).
- Contact met je opnemen als er iets onduidelijk is of misgaat met je bestelling.
- De actie administratief afhandelen en verantwoorden aan Statiegeld Nederland.
We gebruiken je gegevens niet voor reclame of nieuwsbrieven en we verkopen ze nooit.
Op welke grond?
We verwerken je gegevens omdat ze nodig zijn om de bestelling van je club uit te voeren (artikel 6 lid 1 sub b AVG). Voor de administratie van de actie doen we dat op grond van ons gerechtvaardigd belang en, waar dat geldt, de wettelijke bewaarplicht (artikel 6 lid 1 sub f en c AVG).
Met wie delen we je gegevens?
We delen je gegevens alleen met partijen die we nodig hebben om je bestelling te leveren. Zij mogen je gegevens alleen voor dat doel gebruiken.
| Partij | Waarvoor | Welke gegevens |
|---|---|---|
| DHL | Bezorging van het pakket en track-and-trace | Club, naam, bezorgadres, e-mail, telefoon |
| Onze drukkerij | Productie en bezorging van het veldbord | Club, naam, bezorgadres |
| Render | Hosting van dit portaal en opslag van bestellingen (servers in Frankfurt, EU) | Alle bestelgegevens |
| Resend | Verzenden van de bevestigingsmail en de track-and-trace-mail aan jou, en van de interne bestelmail aan onze medewerkers | Naam, club, bezorgadres, e-mail, telefoon, afleverinstructies, inhoud van de bestelling |
| PrintNode | Afdrukken van verzendetiketten en pakbonnen op onze printers | Club, naam, bezorgadres, telefoon, afleverinstructies, inhoud van de bestelling (zoals die op het etiket en de pakbon staan) |
| Zoho | Facturatie aan Statiegeld Nederland | Alleen clubnaam, plaats en bestelde materialen |
| Kadaster (PDOK) | Automatisch aanvullen van straat en plaats, en controleren of het adres bestaat | Alleen postcode en huisnummer |
Statiegeld Nederland en de KNVB krijgen geen contactgegevens van jou. Zij krijgen alleen overzichten per club: clubnaam, plaats en welke materialen zijn besteld.
Sommige van deze partijen zijn gevestigd buiten de Europese Unie (zoals Render en Resend in de Verenigde Staten). Daarvoor zijn passende afspraken gemaakt, zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie of het EU-VS Data Privacy Framework.
Hoe lang bewaren we je gegevens?
- Contactgegevens (naam, e-mail, telefoon, afleverinstructies): tot uiterlijk 12 maanden na afloop van de clubactie. Daarna verwijderen we ze.
- Gegevens voor de administratie (clubnaam, plaats, bestelde materialen, factuur): 7 jaar, vanwege de wettelijke fiscale bewaarplicht.
IP-adressen en logbestanden
Om misbruik te voorkomen, bijvoorbeeld massale nepbestellingen, houdt de server je IP-adres en het aantal bestellingen tijdelijk bij. Dat staat alleen in het werkgeheugen van de server, maximaal 24 uur, en wordt niet bij je bestelling bewaard. Onze eigen serverlogs bevatten bestelnummers, maar geen e-mailadressen of IP-adressen.
Hoe beveiligen we je gegevens?
Het portaal werkt alleen via een beveiligde verbinding (https). De bestellingen staan op een afgeschermde server in de EU. Alleen medewerkers van Smid Media Solutions die de bestellingen afhandelen, kunnen ze inzien. Zij loggen persoonlijk in met een code die ze per e-mail krijgen. Wachtwoorden en koppelsleutels staan nooit in de broncode.
Cookies
Dit portaal gebruikt geen tracking- of advertentiecookies en geen analysediensten. Als bezoeker krijg je geen cookies en wordt er niets op je apparaat opgeslagen; alleen medewerkers krijgen na het inloggen een functionele cookie. Het lettertype van deze pagina komt van onze eigen server, zodat je IP-adres niet naar andere partijen gaat (behalve de postcodecontrole bij het Kadaster, zie hierboven).
Jouw rechten
Je mag ons vragen om je gegevens in te zien, te verbeteren of te verwijderen, of om de verwerking te beperken. Ook kun je bezwaar maken of je gegevens laten overdragen. Stuur je verzoek naar info@smidmediasolutions.nl. We reageren binnen een maand. Let op: als je gegevens verwijdert voordat de bestelling geleverd is, kunnen we niet meer bezorgen.
Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan? Laat het ons weten, dan zoeken we samen een oplossing. Je hebt ook altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Wijzigingen
We kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld als er een nieuwe partner bij komt. De datum bovenaan laat zien wanneer de tekst voor het laatst is bijgewerkt. Lees ook de algemene privacyverklaring van Smid Media Solutions.